Validación de Datos

 

Un error en la entrada de datos dentro de un área puede alterar el manejo de esta. Por eso puede ser interesante proceder a definir la validez de las entradas a un rango de celdas, como puede ser un campo en una base de datos. Si el campo es una fecha, deberemos evitar que se escriba en él un número decimal y negativo. Si es una edad, evitaremos los negativos. Para concretar los criterios de validación deberemos seguir la secuencia Datos - Validez. Con ella obtenemos un asistente en tres pasos que nos permitirá definir los criterios, la ayuda y los mensajes de error. La regla de validez se activa al especificar un valor nuevo. Si en la celda ya se ha insertado un valor incorrecto, o si se inserta un valor con copiar y pegar, la regla de validez no surte efecto. En la imagen puedes ver las tres pestañas que se abren para que concretes cada aspecto. 

 

Ayuda de entrada

 

En esta pestaña Ayuda de entrada, como ves en la imagen, se puede concretar el título del mensaje de ayuda y su texto. Es un recordatorio de que la celda actual está restringida por criterios de validez. De la misma forma, si abres la pestaña Criterios, podrás indicar qué tiene que cumplir la entrada para ser válida.

 

Los criterios más importantes son:

Entero o decimal: Indica si se permiten decimales o no. Por ejemplo, el número de hijos debería escribirse sin decimales. En ambos casos se puede precisar también si han de ser mayores o menores que uno dado, si han de estar entre un máximo y un mínimo, y otros tipos de condiciones lógicas. Fecha y hora: Estos dos criterios son muy importantes, pues si un dato debe ser una fecha y se escribe otro tipo de número pueden obtenerse resultados inesperados. Longitud del texto: En muchos casos se debe restringir la longitud de los textos, por ejemplo en datos telefónicos o códigos que se hayan definido con una longitud dada. Lista o rango de celdas: Si eliges como criterio un intervalo o rango de celdas, los datos sólo podrán ser iguales a los contenidos en ese rango. Por ejemplo, puedes escribir en columna desde B3 hasta B5 los datos Bajo, Medio, Alto, y si concretas como intervalo B3:B5, las entradas sólo podrán consistir en una de esas tres palabra. Si eliges el criterio de Lista, en lugar de leer los datos permitidos en unas celdas, tendrás que escribirlos directamente en la ventana de criterios: